جلسه ای در تاریخ 20 خردادماه در اتاق جلسات دانشکده مهندسی نساجی با حضور اعضای کمیته های اجرایی تشکیل شد.در ابتدای جلسه اسامی درج شده در کمیته علمی و اجرایی کنفرانس توسط دکتر بیدکی دبیر دوازدهمین دوره کنفرانس، قرائت شد و مورد تایید اساتید قرارگرفت و به پیشنهادحاضرین در جلسه قراربراین شد نام تعدادی از اساتید ایرانی خارج ازکشور نیز بعد از انجام هماهنگی های لازم به لیست اعضای کمیته علمی اضافه گردد.
درادامه دکتر خواجه، دبیراجرایی کنفرانس، اطلاعاتی را درباره فرمت و نحوه ارسال مقالات به همکاران ارائه نمودند و اساتید نکاتی را متذکرشدند.
مبحث بعدی که به دقت و از تمام جهات مورد بررسی قرار گرفت درباره محورهای کنفرانس و زیرشاخه های مرتبط با آن بود که اساتید نظرات و تجربیات خود را ارائه نمودند و در پایان ،در بخشی از قسمتها تغییراتی صورت گرفت.
در پایان جلسه هریک از اعضای کمیته ها ، برنامه ها و نظرات خود را درباره همایش اعلام نمودند و پیشنهادهای مثبتی نیز ارائه شد.
